Comment utiliser l’intelligence artificielle pour soulager sa charge mentale ?
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L'ESSENTIEL
- 69 % des managers français utilisent déjà des outils d’intelligence artificielle générative.
- ChatGPT, Perplexity, Microsoft Copilot ou Gemini sont les premiers outils à maîtriser.
- Quelle que soit la plateforme, il faut maîtriser la technique du « prompt » : savoir demander à la machine ce dont on a besoin en lui donnant un cadre.
- Bien utilisée, l’IA soulage de tâches répétitives.
- Mal utilisée, en revanche, elle risque de compliquer la vie de son utilisateur.
Pourquoi un manager doit-il connaître l’IA aujourd’hui ?
C’est ChatGPT, promptement interrogé, qui le dit : « Un manager peut utiliser l’IA pour automatiser les tâches répétitives, organiser l’information et l’aider à la prise de décision, afin de se concentrer sur l’humain et les priorités stratégiques. » Des intéressés, interrogés pour de vrai confirment : 69 % des managers français utilisent souvent des outils d’intelligence artificielle générative et 55 % plébiscitent un réel gain de temps, selon la dernière étude menée par le label Great Place To Work (1).
Depuis l’apparition de ChatGPT, fin 2022, l’intelligence artificielle (IA) générative s’est imposée dans nos usages. « À la différence de l’intelligence artificielle classique née au milieu des années 1950 et qui automatise des tâches, l’IA générative génère de nouvelles données originales, précise Hélène Couderc, consultante et formatrice en IA chez Cegos. Ce type d’IA produit par exemple des textes, des images ou vidéos à partir d’une demande écrite humaine. C'est un formidable outil dès lors qu’il est maîtrisé. »
Il faut vivre avec son temps. « On ne demande plus à un manager d'être une "encyclopédie", mais d'être un chef d’orchestre, analyse Victoria Dupied, fondatrice d’un organisme de formation spécialisé dans l’organisation personnelle et autrice du guide Gagne du temps avec l’IA (2). Aujourd'hui, l’IA est le nouvel instrument de l’orchestre. Un manager qui l’ignore risque de s’épuiser sur des tâches à faible valeur ajoutée. »
Quels outils faut-il connaître avant de se lancer ?
Pour se lancer, Victoria Dupied recommande un « triptyque magique » qui couvre 80 % des besoins. « ChatGPT est utile pour la réflexion, la rédaction et le brainstorming. Perplexity est idéal pour la veille et la recherche d’informations fiables et sourcées. Enfin Microsoft Copilot ou Gemini s’intégreront directement dans vos mails, vos comptes rendus de réunions Teams et vos tableaux Excel. »
S’il existe des tutoriels sur Internet et d’excellents livres sur le sujet, l’idéal est de suivre une courte formation pour s’y retrouver. En 2024, ChatGPT d’OpenAI restait l’outil privilégié par 66 % des utilisateurs, devant Gemeni de Google, Adobe Photoshop IA ou Copilot de Microsoft (3). Mais à chacun ses spécificités. « La première question à se poser est de savoir quel est l’intérêt principal de l’IA pour mon métier et pour la tâche que j’ai à faire », insiste Hélène Couderc.
Autre impératif : savoir rédiger un prompt. « En atelier, je compare l’IA à un super collègue avec qui on peut discuter ou à qui déléguer certaines tâches fastidieuses. Mais pour cela, il faut savoir demander à la machine ce dont on a vraiment besoin en lui donnant une mission et en définissant un contexte. » L’échange peut alors débuter. « C’est l’utilisateur, derrière son écran, qui guide l’échange et va recadrer constamment la machine. »
Comment écrire des prompts efficaces
C’est la compétence-clé à maîtriser face à l’utilisation croissante des intelligences artificielles génératives. Pour y parvenir, plusieurs méthodes existent. La méthode RODE permet ainsi de rédiger un prompt de manière claire et ciblée en quatre étapes. Dans cet acronyme :
- le R rappelle de toujours préciser le « rôle » que l’IA doit incarner pour lancer la demande (« Agis comme un expert en marketing digital », par exemple)
- le O invite à préciser l’ « objectif » de la requête
- le D renvoie aux « détails » de la demande
- le E permet de convoquer des « exemples » de ce qui est attendu dans la réponse.
De son côté, l’organisme de formation Cegos a conçu la méthode DIALOG. Cet acronyme permet de guider l’IA et d’échanger intelligemment avec la machine à partir du prompt initial. Cet acronyme rappelle les bons réflexes à suivre en respectant quelques étapes.
- Le D indique qu’il faut « définir » un objectif en rédiger son premier prompt.
- Le I rappelle qu’il faut « interpréter les réponses avec son esprit critique ».
- Le A précise qu’il faudra toujours « ajuster » et approfondir la conversation.
- Le L invite à limiter les risques en prenant quelques précautions.
- Le O montre comment « optimiser » encore la conversation.
- Le G, étape ultime, permet de décider si l’on garde le contenu généré, ou pas…
En quoi l’IA peut-elle soulager la charge mentale ?
Selon la dernière enquête Great Place to Work, 49 % des managers sondés saluent un allègement des tâches répétitives et routinières grâce à l’IA.
Des relances à prévoir ? Elle gère les rappels de tâches administratives. Pas le temps de lire un livre ou un dossier ? Elle le résume pour vous. Une décision à prendre ? Elle prépare des comparatifs ou des listes de « pour et contre » pour vous aider à trancher. « La charge mentale du manager vient souvent de la fragmentation de l’attention, analyse Victoria Dupied. Or l'IA agit comme un "filtre" et un "secrétaire universel". »
Hélène Couderc convoque quelques exemples familiers pour beaucoup. « L’IA peut hiérarchiser des messages reçus selon des critères définis ou encore résumer de longs échanges. Certains outils rédigent même des réponses personnalisées. » Il faudra bien sûr les relire, mais le travail sera bien avancé. « De même, après une réunion en Zoom ou sur Teams, l’IA peut générer une transcription avec une synthèse et un plan d’action. Dès que l’on comprend comment ces outils peuvent libérer du temps de cerveau pour d’autres tâches, on est convaincu. »
Des exemples d’applications concrètes pour mieux manager
Un manager a aussi tout intérêt à se former pour mieux se consacrer à ses collaborateurs. « Au niveau des ressources humaines, c’est un puissant outil de suivi et d’accompagnement des équipes, explique Hélène Couderc. Dans le commerce, cela marche très bien par exemple avec les chiffres de vente par vendeur. Mais cela fonctionne dans n’importe quel secteur. Selon les objectifs fixés, l’intelligence artificielle peut tirer des conclusions et suggérer des ajustements. »
De manière générale, c’est un outil de planification libérateur. « C’est par exemple un outil intéressant pour suivre les besoins de formations ou même juste gérer les congés en fonction de chacun et des besoins des services. »
Concrètement, l’IA permet de se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée. Elle ne remplace pas le manager : au contraire, bien utilisée, elle lui libère du temps de cerveau au service de l’humain. « Avant un entretien annuel, on peut demander à l’IA de suggérer une trame de 5 questions pertinentes en fonction du profil du collaborateur », abonde Victoria Dupied. En cas de gestion de conflits, on pourra lui soumettre - anonymement - les éléments d’une situation tendue pour obtenir des pistes de communication non-violente.
« On peut ensuite même transformer des notes griffonnées en réunion en un plan d'action structuré avec des responsables et des dates. »
Quels sont les dangers et erreurs à éviter ?
Reste à éviter certaines erreurs pour ne pas, en définitive, se rajouter de la charge mentale. « Le recours à l’IA nécessite certaines précautions, notamment autour de la protection des données », insiste Hélène Couderc. Cette experte évoque souvent une analogie avec la voiture. « Mal maîtrisé, l’outil devient dangereux si on ne connaît pas assez bien son code de la route. » Sinon, gare au crash !
Parmi les écueils fréquents, Victoria Dupied cite l’erreur du « copier-coller ». « Il ne faut pas tout prendre pour argent comptant car l’IA peut "halluciner", c’est-à-dire inventer des faits. Il faut toujours vérifier. » La confidentialité reste aussi un enjeu majeur. « Ne jamais mettre de données sensibles, de noms de clients ou de chiffres secrets dans une IA publique. »
Enfin, il ne faut pas abuser de la machine dans ses relations humaines. « Si vos collaborateurs sentent que vos messages de remerciement ou vos feedbacks sont 100 % générés par IA, vous brisez la confiance. L’IA prépare le texte, mais vous y mettez votre cœur et votre intention. »
C’est aussi le signe rassurant que l’IA n’est pas prête à manager à notre place. « L’IA est un excellent stagiaire, mais un très mauvais patron. Mon conseil est toujours de l’utiliser comme partenaire et surtout pas comme remplaçant… »
(1) Étude « Dans la tête des salariés français », Great Place to Work, 2026.
(2) Gagne du temps avec l’IA, de Victoria Dupied, ed. Gereso, 2026.
(3) Baromètre 2024 IFOP pour Talan « Les Français et les IA génératives ».
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