Réunions d’équipe : les bonnes pratiques pour limiter les pertes de temps

Une réunion pour quoi faire ?

À partir de quand un rendez-vous régulier verse-t-il dans la « réunionite aiguë » ? Selon une étude réalisée en 2024 par l’entreprise française Deskeo, plus de la moitié des Français interrogés (56,8 %) participe à entre 1 et 3 réunions par semaine. Et une majorité les trouve peu ou pas du tout efficaces. « Quand on envisage une réunion, la première question à se poser est de savoir si elle est nécessaire ou pas », tranche Isabelle Courtel-Rannou, formatrice et psychologue en thérapie cognitive et comportementale. Selon cette intervenante en entreprise, un organisateur doit d’abord se demander, par exemple, s’il envisage une simple transmission d'informations qui pourraient être fournies sous un autre format. « Ce qui justifie une réunion, c’est surtout l'interaction et le but que l’on va lui donner. »

« L’enjeu est d’éviter les réunions trop longues, sans décision, et de faciliter le passage à l’action », explique le psychopraticien Nicolas Lavroff, formateur auprès de particuliers et de professionnels. Lors de ses interventions en entreprise, ce coach recommande la méthode « Smart », une check-list pour vérifier la pertinence de sa démarche. « La méthode SMART permet de transformer une réunion en un temps utile et orienté résultats, en évitant les discussions floues ou sans suite. Elle sert de boussole avant, pendant et après la réunion. »

Pour être efficace, une réunion doit être : 

S – Spécifique : l’objectif de la réunion est clair et partagé par tous. On sait précisément pourquoi on se réunit.
M – Mesurable : on définit ce qui permettra de dire que la réunion a été utile (décisions prises, actions définies, livrables).
A – Atteignable : l’objectif est réaliste au regard du temps disponible, des moyens et des personnes présentes.
R – Réaliste / Pertinent : la réunion répond à un vrai besoin et concerne les bonnes personnes.
T – Temporellement défini : la durée est cadrée et les échéances sont claires.

En ligne ou en présentiel ? Quelle forme privilégier ?

Selon l’étude Deskeo, 73,8 % des sondés notent une augmentation du nombre de réunions depuis la pandémie. « Depuis le Covid, organiser une réunion n’a jamais été aussi facile », relève Julia Kalfon, psychosociologue et consultante. Cette spécialiste du travail collaboratif, autrice du guide Animez vos réunions ! Méthodes et outils pour conduire vos groupes avec succès¹, a dû revoir la dernière édition de son livre pour y intégrer le sujet des visioconférences. « Le fait que l’on puisse faire à distance et réduire considérablement les coûts de réunion fait naître des tentations chez certains managers. » 

Cependant, sans nier l’utilité de la visioconférence, cette experte invite à bien choisir son canal pour assurer l’efficacité de sa réunion. « Un Zoom ou un Teams en ligne peut suffire pour une réunion plutôt descendante, où l’on délivre surtout une information. J'ai vu des réunions avec des entités complètes, soit 150 personnes, se dérouler ainsi sans aucun problème. » 

En revanche, si le sujet est plus délicat ou s’il faut créer du lien, mieux vaut privilégier le présentiel. « En présentiel, 1 + 1 = 3. Car ce « 3 » représente la co-construction possible grâce à la réunion, cette intelligence collective, que l'on va mobiliser sur des sujets un peu plus complexes. Car s’il y a bien quelque chose qu'on n'a pas encore réussi à traduire en distanciel, c’est l'énergie humaine. »

Comment garantir l’efficacité d'une réunion ?

Mais quel que soit le format, quelques règles s’imposent pour garantir le bon déroulement d’une réunion. Sans surprise, les réunions virtuelles sont statistiquement les plus courtes : 29,1 % durent moins de 30 minutes et 42,3 % entre 30 minutes et 1 heure. À l’inverse, les réunions en présentiel, moins cadrées, dépassent fréquemment l'heure de discussion. 

« Grâce aux neurosciences, on sait que notre durée d'attention oscille entre 20 et 40 minutes, rappelle Julia Kalfon. Si vous avez plusieurs thématiques à aborder, vous pouvez faire plus long mais en changeant le rythme. Et si vous êtes sur une réunion descendante, vous pouvez alterner une partie présentation et un jeu de questions-réponses. »

Selon Isabelle Courtel-Rannou, les participants doivent savoir où ils vont, mais aussi être sollicités. « L'objet de la réunion doit être déjà annoncé en amont et préparé. Mais s’il s’agit d’une réunion en présentiel, il faut aussi qu'il y ait un peu d'interactions. Les salariés, quand on leur demande de venir aux réunions, ne peuvent pas que subir de l'information descendante. Sinon, ils ont le sentiment, déjà, de ne pas être engagés. » À charge aussi pour l’orateur d’animer l’espace. « Cela passe déjà par une attitude d’écoute active qui consiste à écouter pour comprendre, et non pour répondre, insiste Nicolas Lavroff. Ensuite, il faut faire circuler la parole. Ces pratiques renforcent l’intelligence collective et l’engagement du groupe. »

Fixer un cadre et distribuer des rôles

Pour limiter les pertes de temps et garantir l’efficacité d’une réunion, nos experts recommandent de se faire aider. « La délégation des rôles est une option extrêmement utile qui permet à l’animateur d’éviter d'être "au four et au moulin", observe Julia Kalfon. C’est un véritable plan d’action à plusieurs, car ce n’est pas très pertinent pour une même personne de surveiller l’ordre du jour, respecter le temps imparti ou prendre des notes en même temps. »

« Une réunion efficace ne repose pas sur une seule personne, mais sur une répartition claire des rôles, abonde Nicolas Lavroff. Cela allège la charge de l’animateur et fluidifie les échanges. » Par exemple, un facilitateur veillera au cadre, au déroulé et à l’équilibre des échanges. Un gardien du temps aide le groupe à respecter les durées prévues. Le scribe note les décisions, actions et points clés. Un reformulateur clarifie les propos et évite les malentendus. 

Le « pouce décision » vérifie qu’une décision est réellement prise et comprise. Enfin, un observateur peut prendre du recul sur la dynamique du groupe. « Ces rôles sont tous utiles, mais les plus déterminants sont généralement le facilitateur, le gardien du temps et le scribe, car ils sécurisent à la fois le cadre, le rythme et le suivi. »

Des réunions plus efficaces pour alléger la charge mentale 

En 2025, un dirigeant passait en moyenne 36 h 20 en réunion par semaine, et les managers jusqu'à 23 heures selon l’Observatoire de l'Infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN). Avec un bond de 50 % du temps en réunion en un an, les effets sur le stress et la charge mentale des intéressés sont délétères. « Quand on surcharge les collaborateurs d'informations inutiles ou si un manager se positionne de manière purement verticale, sans espace d'échange ou de partage, il alimente les risques psychosociaux dans l’entreprise », prévient Isabelle Courtel-Rannou.

« Ce temps de sollicitation excessif, mal géré, n’est pas un temps de production, note Julia Kalfon. Des réunions mal organisées nuisent à la concentration et fatiguent les participants et, à la longue, de mauvaises réunions peuvent coûter cher. » « Une réunion efficace doit avoir un objectif précis, conclut Nicolas Lavroff. Une réunion efficace se termine par des décisions concrètes, des engagements clairs et un rituel de clôture qui renforce cohésion, motivation et durabilité des actions. »

(1) Animez vos réunions ! Méthodes et outils pour conduire vos groupes avec succès, de Julia Kalfon, ed. Dunod, 3e édition (2025).